Rechtliche Änderungen im Einladungsverfahren:
Das Einladungsverfahren wurde in der neuen Gesetzgebung (BöB/VöB) angepasst. Zusammengefasst ist folgendes zu beachten:
- es wird explizit verlangt, dass Ausschreibungsunterlagen erstellt werden
- Es werden, wenn möglich mindestens drei Angebote eingeholt. Die Auftraggeberin lädt mindestens eine Anbieterin ein, die einem anderen Sprachraum der Schweiz angehört, falls dies möglich und zumutbar ist
- im Einladungsverfahren besteht neu sekundärer Rechtsschutz. Das heisst, dass ein unterlegener Anbieter auf Schadenersatz klagen kann, der Zuschlag wird jedoch nicht entzogen.
Hier die Prozess-Schritte beim Aufsetzen eines Einladungs-Verfahrens.
Schritt 1 - Ausschreibung erstellen
in der Rolle Projektleiter (Beschaffungsstellen)
Das Erfassen von Projektdaten, Lastenheft resp. Pflichtenheft hochladen sowie Kriterienkatalog erfassen muss nicht sequenziell erfolgen. Auch Anbieter können immer wieder, innerhalb des Prozesses "Schritt 1", erfasst werden. Der Freigabeprozess - Ausschreibung prüfen - wird kundenspezifisch aufgesetzt.
Schritt 2 - Anbieterinnen einladen
in der Rollen Projektleiter (Beschaffungsstellen) und Anbieterinnen
Die Angebotsanfrage wird an alle Anbieter gleichzeitig, elektronisch zugestellt. Die angefragten Anbieter haben innert einer Frist auf die Angebotsanfrage zu reagieren und ein Angebot einzureichen (Einreichefrist). Auch das Frageforum wird zeitlich abgegrenzt und steht allen Beteiligten offen. Die Antworten können durch den Projektleiter publiziert werden.
Schritt 3 - Bewertung, Konsolidierung, Zuschlag
in der Rollen Projektleiter (Beschaffungsstellen) und Anbieterinnen
Im letzten Schritt erfolgt die Bewertung, Konsolidierung sowie der Zuschlag. In sämtlichen Bewertungen können Kommentare verfasst werden. Der Zuschlag wird direkt via System erteilt.
Kriterien-Katalog
Der Kriterienkatalog kann mittels Drag & Drop einfach bearbeitet werden; auch das zusätzliche Erfassen von Kriterien gestaltet sich äusserst intuitiv. Zuschlagskriterien können individuell gewichtet werden und für die Preise sind die gängigen Formeln hinterlegt. Es stehen die «linear verkürzte» und die «asymptotische» Preiskurve zur Verfügung.
Definieren der Eignungs- und Zuschlagskriterien
Einladungsverfahren zusammengefasst:
Der Prozess "Einladungsverfahren" wird standardisiert und führt für alle Beteiligten durch eine wizard-unterstützte Benutzeroberfläche.
Funktionalitäten für das Einladungsverfahren in der SuisseOffer-Lösung:
- Hinterlegen der Kriterienkataloge (z.B. je Warengruppe)
- Auftragsart bestimmen (Dienstleitung, Lieferung, Bauleistung)
- Dokumente zur Verfügung stellen (Lastenheft)
- Kriterienkatalog bereinigen und ergänzen
- Anbieter einladen
- Frageforum bewirtschaften
- Bewertung der Angebote und Zuschlagserteilung
Im nächsten Newsletter werden wir uns dem Thema Marktanalyse und RFI widmen. Das Modul «RFI - Request for Information» wird ab Ende Juli 2021 zur Verfügung stehen.